大学范围内的程序#105
第一节。目的
本程序旨在定义如何将电子邮件政策作为Metro州立大学的官方通信手段进行管理。
第二节。定义
- 外部群发电子邮件服务：任何群发电子邮件系统或服务，不是由麦德龙州立大学的机构效率和技术部门澳门金沙网上赌场提供和/或支持的
- 群发邮件：发送给超过100个收件人的邮件
第三节。过程
可访问性
Metro州立大学致力于确保每个澳门金沙网上赌场提供电子邮件地址的人都可以使用大学的电子邮件服务。学生，教师和工作人员可以联系IET的电子邮件访问需求。
大学电邮地址
Metro州立大学的学生在成功完成申请后必须分配一个大学电子邮件地址。当员工正式进入明尼苏达州人力资源系统时，必须分配一个大学电子邮件地址。在明尼苏达州立学院和大学系统内的多个机构就读或工作的学生和员工都有一个电子邮件帐户/收件箱，可以在所有机构使用。这个通用的电子邮件帐户/地址使用一个唯一的“别名”为他们工作和/或就读的机构。同时是Metro州立大学学生和员工的个人在申请时将获得一个学生帐户/收件箱，在个人进入人力资源系统时将获得一个员工帐户/收件箱。如果学生也是Metro州立大学的员工，他们必须有一个学生帐户/收件箱和一个员工帐户/收件箱。这些帐户/收件箱的电子邮件地址也有不同的电子邮件地址。学生的电子邮件地址将包括@my.metrostate.edu，员工的电子邮件地址将包括@metrostate.edu。
就读和/或在一个以上明尼苏达州州立机构工作的学生和员工负责管理将哪个机构的电子邮件地址设置为其帐户/收件箱的主要电子邮件地址。这个过程是使用明尼苏达州立大学的StarID服务管理的。
机构有效性和技术只管理Metro州立大学的电子邮件地址。参加和/或在另一所明尼苏达州立大学工作的学生和员工将需要与适当的机构合作，以获得问题和支持。
就读和/或在多个明尼苏达州立机构工作的学生和员工会收到来自所有机构的电子邮件，进入他们的员工或学生账户/收件箱。每个机构学生和/或员工的电子邮件地址都有单独的帐户/收件箱，这不是一个可用的选择。
大学邮箱使用
大都会州立大学的电子邮件系统在发送内部邮件时，只会将官方通信发送到@metrostate.edu和@my.metrostate.edu电子邮件地址。官方电子邮件可根据需要发送到外部地址，但这些电子邮件通信不得包含个人身份信息（PII）或任何私人数据。虽然“@metrostate.edu”和“@my.metrostate.edu”两个邮箱地址可以转发到其他邮箱，但无法保证或验证转发邮箱的送达情况。
在此程序中，官方沟通是指与教学、学习和大学业务运营相关或重要的信息，用于符合大学使命的目的。
包括教师在内的员工可以尝试通过收件人的非Metrostate.edu电子邮件地址与学生联系，但这些通信不应被视为官方通信。
非Metro州立大学（由Institutional Effectiveness & Technology管理）澳门金沙网上赌场提供的电子邮件地址不允许用于大学附属工作。例如，部门或程序不允许使用Gmail地址。
大学管理的电子邮件分发组
发送到和从电子邮件分发组发送的大学电子邮件由机构有效性和技术管理。这些电子邮件组的成员都是根据隶属关系/角色自动加入的，也可以手动加入。除非成员中有错误，否则不允许从大学电子邮件分发组中删除。
学生电子邮件访问
Metro State的学生电子邮件在他们最后一次注册课程结束日期后的24个月内仍然有效。在最后一个注册课程结束后的24个月后，学生的电子邮件将被禁用并且无法访问。如果学生被重新录取，电子邮件服务将恢复。
员工邮件访问
Metro州立大学的员工和常驻教职员工的电子邮件将一直有效，直到他们受雇的最后一天。从最后一次预约结束日期起，社区教师可以继续访问最多12个月。这允许社区教师在不连续教学的情况下保持访问大学电子邮件的权限。
电子邮件访问
只要帐户持有人继续使用电子邮件服务，Metro State的电子邮件帐户就会保持活跃状态。如果该电子邮件帐户一年内未被访问，该帐户将被确定为关闭。除了电子邮件之外，相关的应用程序和服务（例如Microsoft 365）可能与当前学生和员工的应用程序和服务有所不同。
访客和承包商访问
客人和承包商的Metro State电子邮件可根据要求澳门金沙网上赌场提供。
部门电邮帐户
澳门金沙网上赌场提供响应电子邮件请求服务的部门应创建共享邮箱，以帮助支持部门功能的连续性，以管理通过电子邮件发送的请求。员工可以联系IET获取有关共享邮箱的信息并提交请求。
Campus-Related紧急情况
与校园紧急事件有关的消息必须遵循紧急通信协议。学校不能从学校发出的与紧急情况有关的电子邮件中删除学生和员工。
电子邮件安全
所有Metro州立大学的电子邮件帐户都启用了多因素身份验证（MFA）。这是明尼苏达州的信息安全要求。机构效率和技术为所有学生和员工澳门金沙网上赌场提供这项服务。
Metro State试图通过遵循健全的信息技术和安全做法，澳门金沙网上赌场提供安全、私人和可靠的电子邮件服务。Metro State无法保证其电子邮件服务的安全性、隐私性或可靠性。所有Metro State的电子邮件用户在使用电子邮件沟通机密或敏感事项时应格外小心。
由于信息安全问题，被破坏的帐户将被立即禁用。必须立即与帐户持有人沟通，要求重置密码以重新启用帐户，并澳门金沙网上赌场提供有关支持的其他信息。
有关Metro州立大学电子邮件帐户的信息和/或访问请求由机构效率和技术副总裁/首席信息官与大学校长，适当的执行团队成员和明尼苏达州系统办公室协商管理。
第四节。权威
本程序是根据明尼苏达州立学院和大学系统董事会授予校长的权力发布的。
第五节。生效日期
本程序自主席签署之日起生效，并在修改或明确撤销之前一直有效。
第六节。责任
执行该政策的责任由机构效率和技术副总裁/首席信息官负责。
第七节。审查
这一程序将根据需要至少每两年进行一次审查。
8节。签名
发行日：2024年9月20日
维吉尼亚“金妮”亚瑟，JD
总统
实施日期：2024年9月20日
上次审核日期：2024年9月20日
修订日期及主题：
其他历史和/或修订日期：
通过将Policy 1050（创建于2008年）划分为策略和过程对，创建了此过程。它的语言进行了更新，以准确地反映当前的技术。增加了关于使用学生个人电子邮件进行有限的非正式交流的规定，允许包括教师在内的员工通过他们的个人电子邮件帐户与学生联系。